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平凉市农业产业化协会文档印章管理办法
2015-06-30 17:02:12 来源:平凉农协 作者:乒联农协 【 】 阅览:627

第一章  总则

第一条  为规范协会文档印章管理,提高效率,确保各项工作有序开展, 依据《平凉市农业产业化协会章程》和各项管理制度,结合协会实际,特制定本办法。

第二条  秘书长是本协会文档、印章管理的负责人,行政办公室是文档、印章管理的责任部门,各部门应按照本管理办法履行职责。

第二章  文档管理

第三条  本协会的各类文档统一由行政办公室指定专人负责管理,确保文档的准确性、完整性和真实性。

第四条 文档的管理包括各类收文(函电)、发文和存档管理等。

(一)收文管理

1、来文登记:对收到的文件,要分类逐件在收文登记薄上详细登记。登记项目一般包括:收文编号、收到日期、来文单位、发文字号、文件标题。

参加各种会议带回的文件、材料,在传达、汇报结束后应交行政办公室保管,个人不得存放。

2文件传阅:所有文件需由会长阅签,经副会长、秘书长传阅后,具体办理人员阅办,交行政办公室保管存档。

(二)发文管理

1、凡是以协会名义上报、下发的各种文件均属发文范围,行政办公室负责文件的上报下发工作。

2、发文时,拟稿人应详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人,呈秘书长或会长核稿并签字,方可打印发文。

3、发文的格式均按有关规定执行。

(三)存档管理

1、行政办公室专人负责员工档案、会员资料、各类报表、各类证件、文件等存档管理工作

2、每年协会收文和发文应在当年底按时间顺序装订成册,标识后归档保存。

第三章  印章管理

第五条  本办法所称印章包括协会公章、财务专用章、法定代表人印章等具有法律效力的印章。

第六条 协会的印章和财务专用章实行专人管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

第七条 协会印章由会长授权管理和使用部门:

1、协会行政章由协会行政办公室负责管理和使用。

2、财务专用章、法定代表人印章由财务部主管会计负责管理和使用。

第八条 凡因工作需要加盖印章的,用印申请人须填写“印章使用登记表”,经会长签字,方可用印。

第九条 印章管理要坚持原则,遵守保密规定,严格照章用印。未按批准权限用印或用印审批手续不全的,印章管理人有权拒绝。

第十条  印章管理人员不得将印章带离本协会办公场所。

第十一条 印章管理人不得在内容填写不全的文件或空白的文本、介绍信、便函、证件、业务报表等加盖协会印章。

第十二条 本办法经2015年 6 月20 日第一届会员大会审议通过,自颁布之日起生效。本办法由理事会解释。

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